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會議簽到方式

會議資訊 廈門國旅2016-04-26 15:40

參加會議人員在進入會場一般要簽到,會議簽到是為了及時、準確地統計到會人數,便于安排會議工作。有些會議只有達到一定人數才能召開,否則會議通過的決議無效。因此,會議簽到是一項重要的會前工作。它是出席也是會中任務的重要內容之一。會議簽到一般以下幾種方法:

  1.簿式簽到

  與會人員在會議工作人員預先備好的簽到簿上按要求簽置自己的姓名,表示到會。簽到簿上的內容一般有姓名、職務、所代表的單位等,與會人員必須逐項填寫,不得遺漏。簿式簽到的優點是利于保存,便于查找。缺點是這種方法只適用于小型會議,一些大型會議,參加會議的人數很多,采用簿式簽到就不太方便。

  2.證卡簽到

  會議工作員將印好的簽到證事先發給每們與會人員,簽證卡上一般印有會議的名稱、日期、座次號、編號等,與會人員在簽證卡上寫好自己的姓名,進入會場時,將簽證瞳交給會議工作人員,表示到會。其優點是比較方便,避免臨開會時簽到造成擁擠。缺點是不便保存查找。證卡簽到多用于大中型會議。

  3.會議工作人員代為簽到

  會議工作人員事先制定好參加本次會議的花名冊,開會時,來一人就在該人名單后畫上記號,表示到會,缺席和請假人員也要用規定的記號表示。例如:“√”表示到會,用“×”表示缺席,用“0”表示請假等。這種會議簽到方法比較簡便易行,但要求會議工作人員必須認識絕大部分與會人員,所以這種方法只適宜于小型會議和一些常規性會議。對于一些大型會議,與會人員很多,會議工作人員不能認識大部分人,逐個詢問到會人員的姓名很麻煩,所以大型會議不適宜采用這種方法。

  4.座次表簽到方法

  會議工作人員按照會議模型,事先制定好座次表,座次表上每個座位按要求填上合適的與會人員姓名和座位號碼。參加會議的人員到會時,就在座次表上消號,表示出席。印制座次表,與會人員座次安排要求有一定規律,如從×號到號是某部門代表座位,將同一部門的與會人員集中一起,便于與會者查找自己的座次號。采用座次表簽到,參加會議的人員在簽到時就知道了自己的座次號。采用座次表簽到,參加會議的人員在簽到時就知道了自己座位的排數和座號,起到引導的效果。

  5.電腦簽到

  電腦簽到快速、準確、簡便,參加會議的人員進入會場時,只要把特

制的卡片放到簽到機內,簽到機就將與會人員的姓名、號碼傳到中心,與會者的簽到手續就在幾秒鐘即辦完,將簽到卡退還本人,參加會議人員到會結果由計算機準確、迅速地顯示出來。電腦簽到是先進的簽到手段,一些大型會議都是采用電腦簽到。


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